Jak powinna wyglądać karta projektu?

Jak skutecznie zarządzać projektem? Od czego zacząć planowanie zadań? Pomocna będzie karta projektu, która charakteryzuje jego najważniejsze założenia. Karta projektu powinna być punktem wyjścia do rozmowy z klientem lub wewnątrz zespołu po to, żeby maksymalnie uefektywnić organizację pracy. Powód? Dzięki temu zadowolony będzie nie tylko klient, ale i członkowie zespołu projektowego.

Jak przygotować kartę projektu?

Nie ma jednego wzoru na to, jak powinna wyglądać karta projektu. Wiele szablonów jest dostępnych w sieci. Wszystkie jednak powinny mieć pewne elementy wspólne. 

1. Główne założenia projektu

Zacznij od uzgodnienia, kto jest liderem zespołu projektowego. To ważne, aby pracę koordynowała jedna osoba. Kolejno, nazwij wspólnie z partnerem biznesowym korzyści wynikające z realizacji projektu, czyli produkt końcowy. Może to być wartość finansowa wyrażana w konkretnym przychodzie lub wartość jakościowa np. optymalizacja wydatków na kampanie marketingowe. 

Oszacuj, kiedy rozpoczną, a kiedy zakończą się prace projektowe. Pamiętaj także o wskazaniu estymowanego budżetu. Skuteczne może okazać się również określenie złożoności projektu i jego priorytetyzacji poprzez wypisanie wszystkich rzeczy, które będą utrudniały zakończenie prac np. ograniczony budżet, brak wystarczających kompetencji wewnątrz zespołu, w tym potrzeba zaangażowania podmiotu zewnętrznego, czy konieczność zwrócenia uwagi na aspekty prawne.

2. Cel główny

Każdy projekt wymaga zdefiniowania celu głównego. Cel powinien wynikać z wcześniej ustalonych korzyści. Wszystkie cele powinny powstawać w zgodzie z metodologią SMART (akronim od Specific – pl. konkretny, Measurable – pl. mierzalny, Achievable – pl. możliwy do osiągnięcia, Relevant – pl. istotny, Time-bound – pl. uwarunkowany w czasie). Odpowiedz na pytania:

• Co chcesz osiągnąć? Kiedy, gdzie i z kim?

• Po czym poznasz, że cel został osiągnięty?

Zdjęcie: Freepik.pl

3. Cele szczegółowe

Poza celem głównym karta projektu powinna składać się z pojedynczych zadań, które doprowadzą Cię do zakończenia projektu z sukcesem, czyli celów szczegółowych. Cele szczegółowe powinny zawierać informacje na temat tego, co należy zrobić, kiedy oraz kto jest osobą odpowiedzialną za dostarczenie tej części projektu. Podobnie jak wcześniej, tylko jedna osoba powinna być odpowiedzialna za jedno, konkretne zadanie.

4. Zespół projektowy

Ważnym elementem składowym karty projektu będzie wypisanie wszystkich członków zespołu projektowego, w tym określenie ich ról. Na tym etapie powinien wystarczyć krótki opis np. osoba odpowiedzialna za kontakt z klientem, osoba przygotowująca x itp.

5. Macierz RACI

Po wypisaniu celów szczegółowych oraz członków zespołu projektowego możliwe jest skorzystanie z macierzy RACI. Macierz RACI (akronim od Responsible, Accountable/Approver, Consulted, Informed), inaczej macierz odpowiedzialności, służy do określenia ról i poziomu odpowiedzialności każdego z członków zespołu projektowego do każdego z wymienionych zadań. Dzięki temu można w prosty sposób określić, które zadania wymagają zaangażowania większej ilości osób, a także uniknąć podejmowania złych decyzji.

6. Harmonogram

Po stworzeniu ogólnego zarysu projektu i określeniu jego wymagań powinieneś zacząć rozplanowywać cele szczegółowe na osi czasu. Posłuży do tego harmonogram. Harmonogram powinien być relatywnie prosty i być naniesiony na kalendarz. Zachęcam, aby harmonogram uwzględniał tylko dni pracy (dni robocze, z pominięciem dni wolnych i świąt). Poszczególne zadania należy rozciągnąć na konkretne dni. Dla przykładu, jeżeli dane zadanie powinno potrwać 2 tygodnie, na wysokości konkretnego wiersza powinna znajdować się dłuższa,,,10-dniowa” linia.

Podsumowanie

Stworzenie karty projektu nie jest zajęciem skomplikowanym. Jest za to zajęciem bardzo wartościowym. Dzięki dobrze uzupełnionemu dokumentowymi będziesz w stanie znacznie poprawić organizację wokół projektu i pracę swoją oraz swoich współpracowników. Wypełnienie karty projektu danymi dostarczonymi przez klienta pozwoli z kolei na uniknięcie niedopowiedzeń w założeniach projektu.